Com a evolução tecnológica das últimas décadas, a comunicação assíncrona está cada vez mais presente em nossas vidas. A pandemia de Covid-19 normalizou, em muitos casos, o home office como modelo de trabalho, e o que antes permeava aspectos de nossa vida pessoal começou a afetar também nossa vida profissional.
Apesar de já estarmos acostumados a nos comunicar por mensagens de texto e e-mails, que podem demorar dias para serem respondidos ou nem mesmo receberem resposta, ainda baseávamos as partes mais importantes do trabalho em conversas presenciais. No entanto, no home office, isso ficou mais difícil e os desafios da comunicação assíncrona no ambiente corporativo se tornaram mais evidentes.
Para entender um pouco mais sobre o assunto, conversamos com Gino Terentim, professor dos MBAs USP/Esalq, entre eles o de Gestão de Pessoas. Ele explica o conceito de comunicação assíncrona e como podemos nos organizar para otimizar nossa produtividade quando não estamos frente a frente. Confira!
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Conceito
De acordo com Terentim, o termo “comunicação síncrona” é derivado da palavra grega synkhronos, que significa “ao mesmo tempo”. Neste sentido, a comunicação síncrona seria aquela em que o emissor e o receptor da mensagem estão conectados em tempo real por um mesmo fluxo de comunicação.
Assim, a comunicação assíncrona seria aquela em que os dois interlocutores não estão conectados no fluxo ao mesmo tempo. “É como se a comunicação fosse um fio. Na síncrona, ambos os envolvidos estão segurando o fio ao mesmo tempo. Já na assíncrona, não há esse fio, não há um fluxo de conexão estável”, compara.
“Até a década de 1990, as únicas formas de comunicação assíncronas amplamente utilizadas se restringiam à carta e ao telegrama. No entanto, o tempo necessário para que a mensagem chegasse do emissor para o receptor e a resposta voltasse fazia com que assuntos urgentes ou que precisassem de uma grande sequência de feedbacks não se beneficiassem dessa forma de comunicação”, exemplifica.
De lá para cá, porém, a propagação da internet proporcionou outras formas de comunicação assíncrona, até que, com a necessidade de distanciamento social dos últimos anos, ela se tornasse a forma de comunicação proeminente no ambiente de trabalho.
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Desafios
Apesar da comunicação assíncrona ter suas desvantagens, não é à toa que ela é algo tão presente em nossas vidas atualmente: “O fato de nós não precisarmos ter a mesma disponibilidade de tempo no mesmo momento para que a comunicação possa acontecer faz com que nós possamos nos comunicar com pessoas que não estejam ali”, destaca o professor.
Mas, embora à primeira vista esta vantagem pareça óbvia, é curioso que ela também seja a causa de um dos principais problemas desse modo de comunicação: nós queremos nos comunicar com pessoas que não estão conectadas ao mesmo tempo que nós, porém queremos respostas como se elas estivessem. “A pessoa que manda a mensagem, muitas vezes tem a expectativa, embora seja assíncrono, de que a resposta seja rápida.”, comenta.
Outro problema atual é o aumento do número de mensagens enviadas causado pela facilidade de poder tentar se comunicar com qualquer pessoa, em qualquer lugar, a qualquer momento. Isso faz com que a fila de mensagens a serem respondidas aumente de forma considerável, atrapalhando outras atividades que devem ser feitas e, até mesmo, a resposta e manejo da própria fila.
Desta forma, temos muita dificuldade em elencar mensagens prioritárias, muitas vezes respondendo as mensagens que chegam por último, em vez das mais importantes. Além de gerar problemas claros, como a demora da resolução de urgências, isso também deixa o trabalho mais estressante e cansativo.
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Otimizando a comunicação
Para resolver estes problemas, então, é preciso considerar diversas variáveis: “A melhor forma de otimizar a comunicação assíncrona é muito específica. O que é melhor para mim não necessariamente será melhor para a outra pessoa”, enfatiza Terentim. No entanto, ele elenca algumas possibilidades que podem ser utilizadas em conjunto.
Segundo o professor, é preciso que as empresas criem protocolos e padrões de comunicação, definindo, assim:
- assuntos que demandam uma comunicação síncrona ou assíncrona
- a partir de quanto tempo a resposta será considerada assíncrona
- tempo máximo de resposta para mensagens assíncronas
- meios utilizados para cada tipo de comunicação
Priorize!
Já da perspectiva pessoal, é preciso que saibamos priorizar o que realmente é importante para o momento. Um passo importante é separar as mensagens pessoais das profissionais, utilizando ferramentas como WhatsApp Business e criando filas de comunicação independentes uma da outra. Ferramentas como o pin do WhatsApp também ajudam para que conversas importantes não se perca, aconselha.
Outra boa medida é a separação de momentos específicos para a resposta das mensagens: “Em vez de ficar gerenciando o assíncrono na hora que ele chega, o que faz com que eu gerencie o assíncrono de forma síncrona, ou ficar o tempo todo olhando as mensagens que chegam, eu devo buscar momentos para que eu possa me dedicar a isso.”, destaca o professor.
Também é importante nos acostumarmos a lidar com a frustração dos outros: “Boa parte das pessoas deseja estar no topo das nossas prioridades e, dependendo da quantidade de pessoas com quem nós tenhamos interação, não conseguiremos manter todo mundo no topo e algumas pessoas irão se frustrar”, comenta ele.
Outra ferramenta interessante é a terceirização da comunicação, com a contratação de empresas de assessoria digital. Este serviço pode ser fornecido em tempo real, por uma pessoa que consiga adotar um padrão de comunicação parecido com o da pessoa que a contratou, ou de forma automatizada, respondendo mensagens importantes, recebidas em volumes muito grandes e que tem respostas já prontas.
E você? Tem sentido dificuldade na comunicação empresarial nos últimos anos? Já experenciou situações de comunicação assíncrona? Conte para a gente nos comentários e não se esqueça de conhecer o MBA em Gestão de Pessoas USP/Esalq. Conquiste esse sonho!
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