Tem gente que adora se planejar e tem quem não consiga organizar a rotina para dar prioridade a tarefas, sejam elas importantes ou não. A gestão pessoal é um ato ultra particular, pois todo mundo precisa saber como cuidar da própria vida. E nela sempre tem hábitos bons e ruins, que podem ajudar ou comprometer metas e objetivos.
Um método que ajuda na hora de lidar com isso e organizar tarefas para aumentar a produtividade (além de deixar o dia mais otimizado) é a matriz de Eisenhower. Muito utilizada por empresas, ela divide afazeres por ordem de prioridade e dá uma visão de onde estamos gastando mais tempo e energia.
E não diferente das empresas, que precisam manter um bom nível de produtividade e organização, nós também temos essa responsabilidade na vida pessoal. Afinal, parte da nossa rotina já é ocupada pelo trabalho, então vale a pena saber como aproveitar o tempo restante para atingir pequenos (ou grandes) propósitos.
Por onde começar?
Sente um pouco e reflita aonde quer chegar, como vai fazer isso e o que precisa para realizar a empreitada. E não pense que é somente uma grande empreitada. Lavar aquela pilha de roupas ou terminar de separar objetos velhos para descarte também são objetivos.
Antes de colocar a mão na massa e sair fazendo tudo (correndo o grande risco de não terminar nada), saiba planejar e separar cada tarefa. Listar absolutamente tudo que precisa ser feito é só o primeiro passo. O que vem depois é um exercício de reflexão sobre o grau de importância das coisas.
Essa é a grande sacada da matriz de Eisenhower na gestão pessoal: separar tarefas que precisam de mais atenção das que podem esperar um pouco mais. O esquema é mais ou menos assim:
- Importantes e urgentes – tudo aquilo que exige atenção imediata e não pode ser adiado. Exemplo disso são as manutenções da casa.
- Importante, mas não urgente – tarefas que podem ser resolvidas em outro momento, mas não adiadas por muito tempo. Sua próxima consulta, talvez.
- Urgente, mas não importante – inclui tarefas que podem ser compartilhadas (para o caso de quem mora com outras pessoas), tipo limpar a casa.
- Nem urgente, nem importante – aqui sim existem tarefas que podem ser descartadas ou adiadas, para serem realizadas a longo prazo (esse item é extremamente pessoal).
Para quem ainda não sabe, existe uma diferença tênue entre importante e urgente. Enquanto uma ação está ligada diretamente a uma meta ou objetivo, a outra tem relação com prazos estabelecidos para serem cumpridos.
Não vai ser fácil
Fazer, listar, programar e eliminar é uma questão de hábito. Infelizmente, hábitos não nascem da noite para o dia. Estabelecer uma rotina e organizar melhor sua gestão pessoal é um processo gradativo e nem sempre 100% eficaz.
Portanto, ao determinar prioridades, pense primeiro no que se encaixa nesse sentido. Urgência é tudo aquilo que, se não for realizado rapidamente, irá prejudicar o andamento de outras coisas ou situações. Como lavar a louça para poder ter espaço e as panelas para fazer o jantar, em um exemplo bem simples.
Quando falamos sobre tarefas importantes, mas não tão urgentes, o que vale é entender se elas podem esperar um pouco. Nesse caso, é preciso programar uma ocasião para cumpri-las, com data e tempo correto de finalização. Assim, elas não são adiadas mais do que o necessário. Tipo agendar uma consulta de rotina.
Agora, ao chegar nos afazeres urgentes da lista, mas não importantes dentro dos objetivos de curto prazo, uma ação simples vai dar andamento a eles: peça ajuda. Pense sempre em alguém próximo que vai poder compartilhar aquela função com você. Compras? Faxina? Pagamento das contas? O que se encaixa aqui dentro do que você listou?
Finalmente, olhe um pouco para as atividades que não são urgentes e nem importantes. Aquela tarefa ou sequência de tarefas que insiste em fazer, mas não tem nenhum impacto na sua vida ou crescimento pessoal e até te atrasam.
Quem sabe tirando elas da sua rotina, outras coisas possam mudar e ficar mais fáceis. Tenha em mente que utilizar a matriz de Eisenhower para sua gestão pessoal não significa apenas ser mais produtivo, mas também encontrar tempo para estar bem e mudar aos poucos um hábito que incomoda ou não faz mais sentido.
De que forma você lida com as tarefas cotidianas? Conte nos comentários!
