domingo, maio 22, 2022

7 motivos para você usar a Matriz RACI nos projetos a partir de agora

Você já parou para pensar que alguns problemas corporativos poderiam ser facilmente resolvidos se cada colaborador soubesse exatamente o que é sua responsabilidade dentro de um projeto? A Matriz RACI pode te ajudar com essas designações e formalizações.

A ferramenta é um acrônimo em inglês e resume as quatro principais funções necessárias para o bom andamento de um projeto ou organização da rotina da empresa:

  • R: Responsible ou Responsável
  • A: Accountable ou Aprovador/Autoridade
  • C: Consulted ou Consultado
  • I: Informed ou Informado
Cinco profissionais reunidos em uma sala para definir as funções da Matriz RACI.
A Matriz RACI define o Responsável (R), a Autoridade (A), o Consultado (C) e o Informado (I)

Quer entender mais sobre Matriz RACI e conferir algumas dicas para começar o ano colocando essa ferramenta em prática nos projetos? Preparamos um guia completo, com os principais pontos que você precisa saber sobre o assunto. Confira!

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Qualidade e pontualidade

Antes de explicar detalhadamente sobre cada função elencada na Matriz RACI, é preciso entender que essa técnica tem o objetivo de conferir mais qualidade e pontualidade à entrega de um projeto.

Assim, é importante ter um colaborador responsável (R) pela realização do projeto, com o suporte adequado de especialistas a serem consultados (C) e com rápida aprovação de quem for identificado como autoridade para isso (A). E, claro, é fundamental informar aos interessados (I) sobre o andamento do projeto e sua finalização, possibilitando o início de outros projetos vinculados àquele ou de melhorias.

Colaboradores preenchem um quadro com informações da Matriz RACI.
O ideal é que as definições da Matriz RACI estejam em um quadro para todos os colaboradores verem

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Funções definidas pela Matriz RACI

Para deixar tudo um pouco mais claro, explicamos um pouquinho do que deve ser atribuído a cada função. Veja:

  • Responsável (R): é quem domina as técnicas para execução do projeto e, de fato, realiza a maior parte das tarefas, mesmo que conte com a ajuda de assistentes.
  • Aprovador/Autoridade (A): é quem dá sinal verde para as etapas do projeto. A ideia é que cada tarefa tenha apenas um colaborador nessa função, para não perder a agilidade.
  • Consultado (C): é, geralmente, um especialista que pode ser consultado pelo responsável durante a execução do projeto.
  • Informado (I): é quem, mesmo que sem participação na rotina do projeto, precisa saber sobre seu andamento.

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Motivos para você aplicar a Matriz RACI agora!

Depois de toda essa explicação, vamos ao que realmente interessa: os benefícios de usar a Matriz RACI. Separamos sete deles para te ajudar a entender melhor a ferramenta e suas vantagens:

  • Gestão de tempo: se você já pensou que aquela reunião poderia ser um e-mail, então você vai se adaptar muito bem à Matriz RACI. Afinal, com ela, é possível saber exatamente quem está envolvido em cada projeto e agendar reuniões com quem for estritamente necessário. Muito bom, né?
  • Comunicação: com a clareza de saber quem está envolvido e qual função será assumida em determinado projeto, as falhas e ruídos na comunicação tendem a diminuir, já que todo mundo sabe o que deve ser feito e por quem.
  • Transparência: na Matriz RACI, colaboradores de outros departamentos podem ser designados como Informados (I). Quanto mais gente souber, mais fácil de otimizar as demandas que podem surgir derivadas daquele projeto.
  • Assertividade: com uma tabela definindo quem é encarregado por cada tarefa, o risco de dispersão e de retrabalho diminuem.
  • Colaboração: a clareza nas tarefas de cada colaborador leva a menos competição e mais colaboração. O destaque vem para quem entrega o que foi designado, com qualidade e dentro do prazo.
  • Descentralização: ao delimitar as atividades, a Matriz RACI impede a sobrecarga de trabalho. Assim, é preciso que as tarefas sejam distribuídas.
  • Autonomia: a ferramenta também facilita a consulta, levantamento e rastreio de informações. É só conferir no quadro quem é o Responsável (R) ou Autoridade (A) para questionar sobre o andamento do projeto.
Mulher sentada sobre uma mesa com um tablet na mão, mostrando gráficos e dados produzidos a partir da definição da Matriz RACI para duas pessoas sentadas em cadeiras.
Melhora na Comunicação, na Gestão de Tempo e na Transparência são alguns benefícios da Matriz RACI

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E aí, já conhecia a Matriz RACI? Você pode aprender mais sobre essa e outras ferramentas no MBA em Gestão de Projetos USP/Esalq. As inscrições estão abertas para a primeira turma de 2022. Aproveite!

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Autor (a)

Marina Petrocelli
Mais de 12 anos se passaram desde minha primeira experiência com Comunicação Social. Meus primeiros anos profissionais foram dedicados às rotinas de redações com pouca ou nenhuma relevância digital. O jornalismo plural se resumia em apurar os fatos, redigir a matéria e garantir uma foto expressiva. O primeiro sinal de mudança veio com a proposta para mudar de realidade e experimentar um formato diferente de produzir. Daí pra frente, as particularidades do universo do marketing se tornaram permanentes. Ah! Também me formei em Direito (com inscrição na OAB e tudo). Mas nem tudo se resume às minhas habilidades profissionais. Como produtora de conteúdo, me interesso por boas histórias, de pessoas reais ou em séries, filmes e livros, especialmente distopias. Gosto de montar roteiros de viagens e reconhecer estrelas e constelações em um aplicativo no celular. Museus, música e arte no geral chamam minha atenção, assim como cultura pop.

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