¿Ya paraste para pensar que algunos problemas corporativos podrían ser fácilmente resueltos si cada colaborador supiera exactamente cuál es su responsabilidad dentro de un proyecto? La Matriz RACI puede ayudarte con esas designaciones y formalizaciones.
La herramienta es un acrónimo en inglés y resume las cuatro funciones principales, necesarias para el buen desarrollo de un proyecto u organización de la rutina de la empresa:
- R: Responsible o Responsable
- A: Accountable o Aprobador/Autoridad
- C: Consulted o Consultado
- I: Informed o Informado
¿Quieres entender más sobre Matriz RACI y verificar algunos consejos para comenzar el año poniendo esa herramienta en práctica en los proyectos? Preparamos una guía completa, con los principales puntos que necesitas saber sobre el asunto.
Calidad y puntualidad
Antes de explicar detalladamente cada función relacionada a la Matriz RACI, es necesario entender que esta técnica tiene el objetivo de atribuir más calidad y puntualidad a la entrega de un proyecto.
Así, es importante tener un colaborador responsable (R) por la realización del proyecto, con el soporte adecuado de especialistas a ser consultados (C) y con rápida aprobación de quien sea identificado como autoridad para eso (A) Y, claro, es fundamental informar a los interesados (I) sobre el desarrollo del proyecto y su finalización, posibilitando el inicio de otros proyectos vinculados a ese o hacerle mejorías.
Funciones definidas por la Matriz RACI
Para dejar todo un poco más claro, explicamos un poquito de lo que se debe atribuir a cada función.
- Responsable (R): es quien domina las técnicas para ejecución del proyecto y, de hecho, realiza la mayor parte de las tareas, incluso que cuente con la ayuda de asistentes.
- Aprobador/Autoridad (A): es quien da la señal verde para las etapas del proyecto. La idea es que cada tarea tenga apenas un colaborador en esa función, para no perder la agilidad.
- Consultado (C): es, generalmente, un especialista que puede ser consultado por el responsable durante la ejecución del proyecto.
- Informado (I): es quien, aunque no tenga participación en la rutina del proyecto, necesita saber sobre su curso.
¡Motivos para que apliques la Matriz RACI ahora!
Después de toda esa explicación, vamos a lo que realmente interesa: los beneficios de utilizar la Matriz RACI. Separamos siete de ellos para ayudarte a entender mejor la herramienta y sus ventajas:
- Gestión de tiempo: si ya pensaste que aquella reunión podría haber sido un correo electrónico, entonces vas a adaptarte muy bien a la Matriz RACI. Después de todo, con ella, es posible saber exactamente quien está involucrado en cada proyecto y programar reuniones con quien sea estrictamente necesario. Muy bueno, ¿verdad?
- Comunicación: con la claridad de saber quién está involucrado y qué función será asumida en determinado proyecto, las fallas y ruidos en la comunicación tienden a disminuir, ya que todo el mundo sabe lo que debe ser hecho y por quien.
- Transparencia: en la Matriz RACI, colaboradores de otros departamentos pueden ser designados como Informados (I). Mientras más personas informadas, será más fácil de optimizar las demandas que pueden surgir derivadas de ese proyecto.
- Asertividad: con una tabla definiendo quien es encargado por cada tarea, el riesgo de dispersión y de retrabajo disminuyen.
- Colaboración: la claridad en las tareas de cada colaborador lleva a menos competencia y más colaboración. El destaque viene para quien entrega lo que fue designado, con calidad y dentro del plazo.
- Descentralización: al delimitar las actividades, la Matriz RACI impide la sobrecarga de trabajo. Así, es preciso que las tareas sean distribuidas.
- Autonomía: la herramienta también facilita la consulta, levantamiento y rastreo de informaciones. Es sólo verificar en el cuadro quien es el Responsable (R) o Autoridad (A) para cuestionar sobre el desarrollo del proyecto.
Cuéntame ¿ya conocías la Matriz RACI? Puede aprender más sobre esta y otras herramientas en el MBA en Gestión de Proyectos USP/Esalq. Las inscripciones están abiertas para el primer grupo de 2022. ¡Aprovecha!
