Se você já ouviu falar bastante em 5S, mas nunca soube direito como aplicar essa ferramenta na sua vida profissional ou pessoal, você está no lugar certo! O Blog MBA USP/Esalq conversou com Marcos Milan, professor dos MBAs USP/Esalq, sobre um projeto de sucesso que utilizou o sistema 5S e, claro, trouxe dicas para você também colocar em prática.
Nosso papo começa com uma contextualização histórica. “O 5S surgiu no Japão, depois da Segunda Grande Guerra Mundial, em um momento em que um programa de recuperação pós-guerra estava em andamento no país. Uma das preocupações da época era com a melhoria das condições de trabalho e moral das pessoas”, conta Milan.
Agora que você sabe um pouquinho da história dessa ferramenta, vamos ver o que significa cada S e como eles foram adaptados para o Brasil?
O significado dos 5S
Os 5S se referem às iniciais de cinco palavras japonesas. Contudo, no Brasil, para manter a denominação 5S, foi incorporado o termo “senso”. “Na literatura em português, é possível encontrar diferentes denominações para os sensos, mas o significado de cada um é comum”, explica o professor. Confira:
- Seiri (Senso de Utilização ou Organização): Separar os itens de um local, distinguindo o que é necessário do que não é, e realizar o descarte apropriado desses últimos. A ideia é permanecer somente o material necessário. Como podem existir itens em bom estado, o descarte pode ser feito de forma a aproveitá-los em outro espaço ou disponibilizá-los para venda, reciclagem e, em último caso, descartar no lixo.
- Seiton (Senso de Ordenação ou Arrumação): Definir e colocar cada item em seu local próprio, fácil de encontrar quando necessário e retornando-o, após o uso, ao local apropriado. Para estabelecer o local de guarda de um item, a frequência de uso pode ser empregada. Itens de uso frequente devem ficar próximos, assim como aqueles utilizados de vez em quando. Já itens de uso esporádico podem ficar longe. Aqueles de uso muito difícil, mas que precisam estar à mão, devem ser colocados em um local de fácil acesso.
- Seiso (Senso de Limpeza): É, basicamente, manter o local limpo, com o objetivo de criar um ambiente agradável. A limpeza de um local ou equipamento também é uma forma de inspeção na medida em que permite detectar problemas como vazamentos, trincas e partes quebradas.
- Seiketsu (Senso de Padronização ou Saúde): São ações necessárias para criar as condições de manter os três primeiros sensos. Isso envolve a padronização de cores na pintura, sinalizações, etiquetas entre outros. Não basta somente estar limpo, é preciso parecer limpo.
- Shitsuke (Senso de Disciplina/Autodisciplina): Desenvolver a habilidade de fazer o que deve ser feito e criar o hábito de manter os procedimentos estabelecidos, mesmo que ninguém esteja observando. Esse é o senso mais difícil de ser implementado e demanda tempo para a mudança de hábitos.
Onde aplicar o 5S
Com essas informações em mãos, que tal colocar em prática? Milan comenta que esse sistema pode ser empregado em qualquer atividade ou local. “Computador, mesa de trabalho, porta-malas do carro, bares, postos de gasolina, escolas, bibliotecas, indústrias, escritórios, fazendas, lojas. As possibilidades de aplicação são infinitas.”
De acordo com o professor, organizações de vários segmentos comentam sobre os benefícios da implantação do 5S, incluindo aquelas de alta tecnologia, como a aviação, informática e eletrônica.
“Os benefícios da implantação do 5S citados por essas empresas foram a redução do desperdício, do consumo de energia, do custo e do número de reclamações e melhorias na produtividade, qualidade e segurança”, conta.
Vantagens da ferramenta
Milan continua destacando os benefícios do 5S, como economia de espaço, desenvolvimento do trabalho em equipe, incentivo à criatividade e melhoria do moral da equipe e da qualidade de vida.
“O 5S não é, tão somente, a melhoria da aparência do ambiente, mas é, principalmente, mudanças de atitudes e comportamentos. Os seus resultados, embora visíveis logo no início, somente serão consolidados no médio e longo prazo. Devido a sua importância na mudança de atitudes e comportamento, normalmente ele é a primeira técnica empregada na implantação de modelos de gestão.”
Na prática, continua o professor, existe uma máxima que diz que, se o 5S for consolidado, o modelo de gestão tem grandes possibilidades de ter sucesso. “Assim, ele pode ser considerado até um indicador da maturidade do modelo de gestão”, enfatiza.
Case de sucesso
O professor é responsável por um case de sucesso da aplicação do 5S em uma biblioteca. “A ideia surgiu de uma demanda da USP, a partir do governo do Estado de São Paulo, que estabeleceu que os órgãos públicos deveriam implantar programas de qualidade. Isso fez com que as unidades da Universidade fossem envolvidas e, entre elas, a Biblioteca da Esalq”, detalha.
Como o 5S é uma ferramenta básica para a melhoria do ambiente e, principalmente, na mudança de atitudes, ele foi um dos primeiros a ser implementado.
“O desenvolvimento desse modelo de gestão da qualidade na Biblioteca da Esalq teve início em 1998 e, hoje, o 5S é considerado incorporado ao dia a dia daquele ambiente.” Quem quiser saber mais sobre este projeto, é só clicar aqui!
A conclusão desse case foi uma significativa melhoria no ambiente de trabalho e na postura das pessoas. “Em determinada ocasião, quando ocorreu um problema com a limpeza terceirizada, o ambiente da biblioteca foi mantido pela própria equipe e com base nos conceitos do 5S. A biblioteca chega a receber 600 usuários em um dia e esse número dá uma ideia do esforço realizado pela equipe e da efetividade da ferramenta”, conclui Milan.
Dicas para manutenção do 5S
Para o professor, um dos pontos fundamentais para a implantação e manutenção do 5S, ou de um programa de qualidade, é o comprometimento da alta administração da organização.
“Sem esse comprometimento, o programa depende de iniciativas localizadas e essas iniciativas, normalmente, perdem a força e esvaziam-se com o tempo por falta de apoio. Daí surge a popular ‘ressaca’ em relação à ferramenta, uma barreira a ser transposta quando a organização decide retomar a implantação”, comenta.
Outro ponto fundamental para manter o programa é a auditoria realizada internamente e/ou por pessoas externas à organização. “A auditoria realizada com base em uma folha de verificação dos 5S auxilia na identificação de possíveis desvios da implantação e manutenção, permitindo, assim, estabelecer ações para melhorias ou correções de rumo”, finaliza.
Você já utilizou o 5S na gestão de qualidade no meio profissional ou pessoal? Conte sua história para nós!
