Quando o assunto é entrega de projetos, uma boa gestão contribui para a redução de futuros imprevistos, inclusive aqueles que não estavam no radar inicial e ameaçam o prazo final estipulado pelo gestor e sua equipe. Para ajudar, o Next separou 5 dicas para gerenciar melhor riscos e prazos curtos em projetos. Confira:
Analise possibilidades e soluções
Estar preparado para identificar riscos e minimizá-los já faz parte da rotina de um projeto, mas alguns desvios podem dificultar sua execução final. Nesse caso, a estratégia de analisar possibilidades e soluções pode ajudar a não transformar riscos em problemas reais. “Muitos saem desesperados pelo prazo. A recomendação é investir tempo na reflexão porque ela vai ajudar a traçar uma estratégia melhor. Vale pensar que ou se tem uma reflexão ou um retrabalho e ele pode ser tão grande a ponto de não atender ao cliente pela ineficiência dos cálculos da estratégia”, explica o professor Fabio Pitorri do MBA USP/Esalq em Gestão de Projetos.
Tenha todas informações possíveis
Quanto maior a quantidade de informações sobre o projeto, mais fácil será antecipar as soluções preventivas e corretivas. O professor destaca, entretanto, que durante o processo de reflexão alguns itens se tornam mais ponderáveis. “Pensamos em prioridades e tentamos enxergar os pontos críticos, as limitações e estudar os recursos que podem ser alterados, como a falta de alguém na equipe inicial do projeto”, conta.
Priorize pontos críticos
Priorizar os pontos críticos é importante para entregar um projeto finalizado sem consumir todo o tempo estipulado inicialmente. A exemplo, Pitorri destaca a criação de um software que precisa de determinado prazo e relatório para sua conclusão. “Para o cliente nada disso é importante, mas há uma demanda de energia para entregá-lo junto com toda a proposta, mesmo sendo complexo e onerando o tempo de trabalho.”
Saiba lidar com surpresas
Se as surpresas ainda parecem irremediáveis, entender como reagir garante planos mais assertivos e entregas adequadas independente de contratempos. “Se especializar em Gestão de Projetos ajuda a lidar com esse tipo de situação. Se eu não identificar problemas mesmo que ao longo da execução de um plano, talvez eu gaste uma carga de tempo para algo que não é interessante para o cliente”, acrescenta Pitorri.
Mantenha a equipe envolvida
Pitorri ressalta que um dos problemas dentro de projetos está voltado as funções múltiplas dos funcionários, em que, por questão de prazos e exigências do cliente não somente a entrega pode sofrer complicações, como também a estrutura da equipe. “Muitas pessoas costumam usar o verbo vou perder para um tempo planejando, quando o certo seria dizer investir. O grande problema é a necessidade de refletir como atacar do que quebrar a cabeça, pois o clima será melhor e as pessoas ficam mais felizes, sabendo lidar com a situação de uma forma entrosada sem destruir o laço que uma equipe deve ter”, conta. Outro impacto positivo da agilidade na tomada de decisões destacado pelo professor é a maior eficiência de gestão, o que permite um maior envolvimento da equipe em quantidade de ações sem perder a qualidade do serviço que se pretende apresentar. Gostou das dicas? Veja 7 aplicativos que vão ajudar na gestão de sua empresa e podem ser eficazes também na gestão de projetos.
