Imagine uma lanchonete que prepara centenas de sanduíches, de diversos sabores, e os entrega aos clientes em pouquíssimos minutos. Ou mesmo uma empresa que tem de oferecer centenas de milhares de flores para uma única data comemorativa, como o Dia das Mães. Todas essas ações poderiam ser desastrosas não fossem procedimentos operacionais seguidos pelos profissionais envolvidos na operação. E são eles que podem fazer a diferença nos resultados da sua empresa. “Procedimentos operacionais são ferramentas empregadas para padronizar a rotina de uma empresa e, com isso, obter melhorias na produtividade e qualidade dos produtos, além de redução dos custos”, explica o professor Marcos Milan, do departamento de engenharia da USP/Esalq (Escola Superior de Agricultura Luiz de Queiroz).
O que são procedimentos operacionais?
Os POs, como são chamados, permitem que as atividades de uma empresa (de qualquer setor) sejam realizadas sempre dentro de padrões específicos. E são justamente esses padrões que servirão como base para futuras melhorias na organização. “Por ser basicamente um registro do como se faz, ‘receita de bolo’, os POs asseguram que a tecnologia utilizada nos processos seja de domínio da empresa e as suas atualizações periódicas deixam registradas as melhorias implantadas”, afirma Milan. Esses mesmos processos servem como base para tirar dúvidas dos colaboradores e treinar os novos funcionários, garantindo assim o mesmo resultado para um processo. “Ao se registrar como se faz, permite-se entender melhor o que está se fazendo e propor melhorias”, reforça.
Implantação
A padronização de processos nem sempre é fácil. Inicialmente, pode ser até burocrático – já que uma das etapas para a padronização é pôr no papel todos os processos que devem ser seguidos pela empresa. É uma espécie de “manual” e cada setor tem o seu. Nesse ponto, podem surgir entraves, diz Milan. “Existem algumas dificuldades relacionadas ao entendimento da necessidade de escrever algo que se faz todo o dia. Depois de superada essa fase, no entanto, as vantagens aparecem”, afirma o professor. A implantação não tem tempo definido para ocorrer e depende de muitas variáveis – desde o tamanho da empresa à importância que a alta administração dá ao assunto. “Pelos benefícios que traz, deveria ser uma estratégia básica de toda a alta administração, de qualquer tipo de organização, padronizar a sua rotina.”
Resultados positivos
A implantação dos procedimentos operacionais trouxe resultados positivos à empresa Terra Viva, responsável pela produção de flores e de alimentos, com sede em Holambra (SP). A empresa adotou os POs há cerca de seis anos e, com isso, reorganizou muitos de seus procedimentos, o que incluiu alterações inclusive no modelo de liderança – que passou a ser mais horizontal, apoiando, capacitando e estimulando a autonomia dos colaboradores. Com os POs, processos internos que estavam ruins (bulbos que não cresciam, batatas que brotavam na estufa, por exemplo) foram identificados e melhorados. Cada setor produtivo foi dividido em uma UGB (Unidade Básica de Gestão), o que também permitiu a cada colaborador participar mais ativamente do dia a dia e das metas de seu grupo. Com mais domínio e conhecimento dos processos, os funcionários também se tornaram mais autônomos para tomar decisões no dia a dia laboral. “Resultados negativos muitas vezes estão mais relacionados a processos internos que externos e esse é um grande desafio”, disse Andrea Cristiane Prequero, gerente de responsabilidade social e desenvolvimento corporativo da empresa. Outras mudanças trazidas pelos POs incluíram gestão à vista (plano de ação à disposição dos colaboradores nas UGBs), reuniões relâmpagos, aplicação do 5S, certificação aos colaboradores, sistema de sugestões pelos próprios funcionários, mapa de fluxo de valores e diagrama de causa e efeito. Todas essas ações trouxeram redução de custos, melhoria de desempenho e resultados como a redução de 100 processos para 19 na área administrativa, por exemplo. Gostou do tema? Comente e compartilhe nas redes sociais!
