Delegar tarefas é uma das habilidades mais essenciais para um gestor de projetos. No entanto, muitos profissionais ainda enfrentam dificuldades ao delegar, seja por receio de que os outros não realizem a tarefa com a mesma eficiência, ou pela falta de uma estrutura clara para essa delegação. A professora Carol Shinoda, do MBA em Gestão de Projetos USP/Esalq, compartilhou conosco valiosas lições sobre como delegar tarefas de forma eficaz e como isso pode contribuir para a evolução do líder e de sua equipe. Neste guia, vamos explorar os passos para delegar com excelência e alcançar o sucesso no gerenciamento de projetos.
Por que delegar é crucial para o sucesso de um projeto?
Delegar é uma habilidade vital para qualquer gestor de projetos. A professora Carol Shinoda explica que “às vezes a gente não delega porque acha que faz mais rápido, faz melhor”. Esse comportamento, embora compreensível, pode limitar o crescimento pessoal e profissional tanto do gestor quanto de sua equipe. Ao se concentrar em tarefas que poderiam ser executadas por outros, o líder acaba se sobrecarregando e perde a oportunidade de evoluir e de dar espaço para sua equipe crescer.
Delegar tarefas corretamente permite que o gestor se concentre nas questões mais estratégicas do projeto, enquanto seus colaboradores têm a chance de aprender e desenvolver novas habilidades. Isso não só melhora a performance da equipe, mas também contribui para a inovação e para a eficiência do trabalho.
Como delegar tarefas com excelência?
A professora Carol sugere um passo a passo claro para delegar com sucesso, o que pode ser uma grande ajuda para qualquer gestor de projetos:
- 1. Preparação e planejamento: antes de delegar, é importante entender o que precisa ser feito e para quem você está delegando. “Você precisa se preparar, entender o que você quer delegar e para quem”, afirma Carol. A falta de planejamento pode resultar em confusão, o que pode prejudicar o andamento do projeto.
- 2. Defina os detalhes da tarefa: é crucial ser claro sobre o que se espera da pessoa que vai executar a tarefa. Definir especificamente os detalhes da tarefa é uma maneira de garantir que todos saibam o que é esperado deles, evitando mal-entendidos e erros.
- 3. Estabeleça um prazo: Carol destaca a importância de definir um prazo, algo que muitas vezes é negligenciado. Sem prazos claros, a tarefa pode se tornar indefinida, o que gera frustração tanto para o gestor quanto para o colaborador.
- 4. Defina o grau de autonomia: nem todas as tarefas requerem a mesma liberdade para execução. Definir o grau de autonomia permite que o colaborador saiba até onde ele pode ir sem precisar de validação, além de ajudar a manter o controle sobre o andamento do projeto.
- 5. Avaliação e acompanhamento: delegar não significa se afastar completamente. Carol recomenda avaliar o progresso de forma contínua, mas sem microgerenciar. Uma verificação de vez em quando garante que a tarefa está sendo executada corretamente, mas sem retirar a autonomia do colaborador.
- 6. Feedback: o último passo do processo de delegar é o feedback. A professora Carol explica que, ao final da tarefa, é essencial “dar o feedback, dizendo o que pode ser melhorado e o que foi legal”. O feedback construtivo é vital para o crescimento tanto do colaborador quanto do líder, além de melhorar a dinâmica da equipe.
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Escrito por Nathalia Salvador
