É possível combinar agilidade e sistematização no gerenciamento de projetos? Os modelos híbridos de gestão comprovam que sim e o consultor e pesquisador Edivandro Conforto explica mais sobre o assunto em sua palestra no XII SIM, que ocorre dias 19, 20 e 21 de julho na Escola Superior de Agricultura Luiz de Queiroz (Esalq/USP) em Piracicaba (SP).
Para dar início ao assunto, Conforto contextualiza sobre o cenário atual, que permitiu a introdução dos modelos híbridos nas empresas. “Ser capaz de se adaptar rapidamente às mudanças de mercado, novas tendências de consumo ou tecnologias deixaram de ser pré-requisitos para alguns setores. Hoje, toda e qualquer organização precisa desenvolver o que eu chamo de competências para a agilidade, desde o nível estratégico até o nível de projetos e operações”, destaca.
Desenvolver essas competências para a agilidade não é fácil, pois demanda que cada empresa elabore sua própria receita. De qualquer forma, não é necessário começar do zero. Conforto sinaliza que vivemos uma nova era da economia, com a agilidade presente no DNA das corporações.
Um modelo único não serve para todos
Os modelos híbridos devem ser estabelecidos variando de empresa para empresa. “A realidade das organizações é que elas precisam adotar diferentes técnicas e ferramentas de gestão e desenvolver o modelo que melhor atende as suas necessidades. É colocar em prática a famosa frase one size does not fit all – tamanho único não serve para todos”, enfatiza Conforto.
O palestrante comenta que o objetivo dos modelos híbridos é auxiliar os times a desenvolverem a agilidade organizacional como uma competência, de forma mais robusta, sustentável e alinhada com as necessidades do negócio.
Para o palestrante, cada organização precisa fazer um diagnóstico detalhado para entender suas características próprias, identificar problemas, desafios e, consequentemente, as práticas com maior potencial para desenvolver os projetos do portfólio da empresa.
Crescimento
Em 2014, Conforto estava trabalhando como pesquisador no Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT), nos Estados Unidos da América (EUA), e identificou que apenas 7% dos participantes de um estudo global disseram utilizar modelos híbridos para gerenciar seus projetos.
Cinco anos depois, novas pesquisam indicam que, pelo menos, 1/3 dos projetos do mundo são gerenciados a partir de modelos híbridos.
Desenvolvimento
Os modelos híbridos são constituídos a partir da combinação de diferentes abordagens, métodos, técnicas e ferramentas. Isso significa que as organizações entenderam a necessidade natural de adaptação, com customização de 100% das práticas voltadas para projetos, necessidades e estratégias.
“Além de tudo isso, as empresas apresentam fatores psicológico e cognitivo na utilização de modelos híbridos, uma vez que os times estão envolvidos desde a construção, como se eles fossem um coletivo de donos”, diz Conforto.
Mas o que são, efetivamente, os modelos híbridos?
O conceito definitivo de modelos híbridos foi sugerido por Conforto e outros colegas. “Eles são a combinação de princípios, práticas, técnicas e ferramentas de diferentes abordagens em um processo sistemático, que visa adequar a gestão para o contexto de negócio e tipo específico de projetos. Têm como objetivo maximizar o desempenho do projeto e produto, proporcionar um equilíbrio entre adaptação, antecipação e aceleração para entregar melhores resultados de negócio”, esclarece.
Isso não quer dizer que os modelos híbridos não requerem padrões ou que eles sejam puramente só combinações aleatórias e sem critério. O processo para desenvolver os modelos híbridos seguem procedimentos científicos, com fundamentos bem definidos.
Em vez de tentar utilizar uma receita única para tudo, a organização deve usar os elementos que mais fazem sentido para seus projetos e contexto de negócio.
Vantagem competitiva
Uma das principais vantagens a respeito dos modelos híbridos está na contribuição para a competitividade e entrega de valor para os seus clientes.
“O maior trunfo das organizações ágeis atualmente é a simplificação de processos e operações. Por isso, os modelos híbridos ajudam a focar no que realmente importa para cada projeto. Eu já assessorei empresas onde muitos dos problemas nos projetos não eram causados pela ausência de práticas de gestão, mas pelo simples fato da empresa ‘forçar’ o uso do mesmo modelo de gestão em todos os projetos do seu portfolio, criando regras desnecessárias”, comenta o palestrante.
Além de irrealista, insistir em um mesmo modelo de gestão para todos os projetos traz inúmeros desperdícios e riscos para a organização. Conforto exemplifica: “Em um projeto de inovação cuja janela de oportunidade é de três meses, ou seja, precisa ter um protótipo ou prova de conceito de forma muito rápida, não adianta tentar seguir um processo comum e linear de desenvolvimento”.
“Quando o time é obrigado a cumprir uma série de etapas e atividades e preencher inúmeros documentos internos antes de começar a testar algumas hipóteses ele fica desestimulado e não consegue cumprir prazos. O caminho é criar experimentos rápidos e baratos, para poder validar algumas suposições e desenvolver o produto usando uma abordagem mais flexível, iterativa e incremental”, justifica.
Customização
Outra vantagem dos modelos híbridos é a possibilidade de customização das técnicas e ferramentas de gestão para as especificidades de cada processo e ambiente de negócios. Na prática, isso significa que cada projeto será gerenciado da forma mais adequada, alinhado os requisitos, características e necessidades de cada contexto.
Assim, o time usa práticas que fazem sentido para o seu projeto, não apenas porque alguém ou algum documento interno da empresa estipula. Isso aumenta a motivação do time, valoriza o tempo e esforço das pessoas e contribui para que o projeto tenha maiores chances de alcançar os objetivos esperados para os produtos ou serviços que serão desenvolvidos.
Como aplicar os modelos híbridos na sua gestão
A aplicação dos modelos híbridos depende da criação de uma cultura e alinhamento estratégico, em que a alta gestão entende e apoia esse gerenciamento customizado. Isso feito, o próximo passo é identificar as pessoas certas para unir talentos e competências necessárias para definir as funções e responsabilidades de cada time de projeto.
Subsídios também são importantes para o desenvolvimento do conhecimento amplo sobre técnicas e ferramentas de gestão. A cereja do bolo fica por conta de “priorizar indivíduos e interações, em vez de processos e ferramentas.”
Não existem restrições para utilização dos modelos híbridos, mas é importante que as práticas e ferramentas sejam usadas de forma consciente, servindo para um propósito claro e conivente com as necessidades da empresa.
Fique atento: A palestra “Métodos híbridos para Gerenciar Projetos” ocorre dia 20 de julho, a partir das 15h, no campus Esalq/USP em Piracicaba (SP), durante o XII SIM. Quer participar do evento? As inscrições podem ser feitas aqui: https://eventosim.pecege.com/inscricoes/
