No mundo corporativo, trabalhar sem boas práticas da gestão produtiva pode comprometer o sucesso do negócio. Assim como em qualquer aspecto da vida, delegar tarefas e saber executá-las com uma boa comunicação é de extrema importância, uma vez que está ligada diretamente com a produtividade.
Para um bom planejamento, alguns passos são importantes, principalmente em equipes que executam muitas atividades em um mesmo dia. Sem clareza sobre quais objetivos deverão ser atingidos, o coletivo estará comprometido desde a atividade mais simples.
Se você pretende guiar um time com bom equilíbrio, alta produtividade e excelentes entregas, é necessário implementar algumas das boas práticas da gestão produtiva.
Trabalhe sempre com agendas
Começando pelo mais simples, mas não menos necessário. Tenha um espaço para marcar os compromissos organizacionais e assim saber quais são os passos para executar um projeto. Atualmente são inúmeras as ferramentas de planejamento. Eficazes, elas devem ser escolhidas conforme o modelo de gestão.
A partir disso, liste absolutamente todas as tarefas que precisam ser desempenhadas. O conceito aqui é hierarquizar de modo que elas fiquem fáceis de serem visualizadas e administradas de formas mais estratégica.
Lembre-se que a equipe precisa compartilhar das mesmas informações e de forma padronizada. Portanto, utilize um sistema de armazenamento de informações comum a todos os integrantes, com a lista de toda a rotina, inclusive tempo de resposta para e-mails e reuniões.
Saiba o que acaba com seu tempo
Tirando a hora dedicada para um descanso e as pausas para o café, algumas distrações podem roubar o tempo produtivo. Entre elas estão e-mails, mensagens instantâneas e redes sociais.
Essas ferramentas podem ser úteis para executar certas tarefas, mas nem sempre são bem utilizadas. Para começar, elas tomam a urgência que deveria ser atribuída a outro processo. Um exemplo, é uma resposta imediata a um e-mail que poderia receber atenção mais tarde.
Para se livrar destes verdadeiros ladrões de tempo, observe e compare quanto tempo é gasto com essas atividades. Muitas vezes não percebemos o quanto elas atrapalham, pois, misturadas com a produção, levam a perder completamente o foco do trabalho inicial.
Tenha prioridades… E saiba dizer não
Priorização é um dos fatores que mais influenciam e fazem a diferença no planejamento. Saber sobre prazos, resultados e facilidades de cada tarefa dá uma ideia sobre o futuro do projeto, principalmente se ele terá êxito ou não.
Entretanto, uma habilidade importante para seguir nas boas práticas da gestão pridutiva é saber dizer não. Isso significa comprometimento somente com aquilo que se tem certeza, evitando “abraçar” coisas demais. Ao realizar diariamente as tarefas com foco e determinação, mais tempo é poupado para resolver possíveis urgências futuras, aumentando a produtividade de maneira definitiva.
O maior segredo para fazer a gestão do tempo e produtividade é não passar pela mesma tarefa mais de uma vez. Por isso a importância de se dedicar profundamente em uma atividade até sua finalização. Fazendo o certo de primeira, nada precisará ser retocado ou refeito.
Delegue e avalie os rendimentos
A distribuição de responsabilidades exige uma clara comunicação, esclarecimento das dúvidas, apoio e liderança em todo o processo. Para tanto, é importante também controlar cada etapa de perto, evitando dessa forma alguns problemas de entregas.
A delegação exige comunicação clara, esclarecimento de dúvidas, apoio e liderança em todo o processo. Conforme cada atividade for finalizada, ela deve ser riscada da lista. É importante lembrar de compartilhar isso com o restante da equipe, para que todos estejam alinhados sobre os passos do processo.
Também é necessário controlar as tarefas que foram delegadas. Além de impedir a manifestação de mudanças urgências e esquecimento de tarefas, fica mais fácil avaliar os rendimentos.
Utilize o Método GTD
Essa prática surge do princípio de que o controle sobre as coisas trará melhores resultados, além de manter um fluxo de trabalho mais tranquilo. Do inglês Getting Things Done, a metodologia é aplicada em 5 passos:
- Capturar: na primeira etapa, o objetivo é coletar tudo que merece maior atenção e organização. Para isso, pense sempre nas atividades que realmente precisam ser realizadas e faça uma lista de tarefas, seja no computador, smartphone ou papel.
- Esclarecer: após isso, analise com bastante foco cada informação coleta e atribua uma demanda e ação para cada uma, se necessário.
- Organizar: coloque uma ordem de execução para cada item da etapa anterior. Faça listas e separe as tarefas de acordo com as semelhanças entre elas.
- Refletir: observe com frequência as listas, garantindo que não está esquecendo de nenhuma tarefa. Faça essa revisão, no mínimo, uma vez por semana.
- Engajar: nesse momento, as tarefas selecionadas na lista deverão ser executadas.
Gostou? Diz pra gente quais dessas boas práticas você já usa ou usou
